Положение о заполнении табеля учета рабочего времени

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Положение о заполнении табеля учета рабочего времени

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ очередной оплачиваемый отпуск
ОД дополнительный оплачиваемый
ДО административный (без сохранения ЗП)
Уучебный с сохранием ЗП
УВ учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД учебный без сохранения ЗП
Рпо беременности и родам
ОЖ по уходу за ребёнком до 3 лет
ОЗ без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБдополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Яработа в дневное время
Нв ночное время
РВработа в выходные и праздники
Ссверхурочная
ВМвахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

Кслужебная командировка
ПКповышение квалификации с отрывом от труда
ПМповышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Бвременная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Твременная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧсокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВвынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Гнеявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПРпрогул без уважительных причин
НСрежим неполного рабочего времени
Ввыходные и праздничные нерабочие дни
ОВдополнительный оплачиваемый выходной
НВдополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБзабастовка
ННневыясненная причина неявки
РПпростой по вине работодателя
НПпростой по не зависящим ни от кого причинам
ВПпростой по вине работника
НОотстранение от работы (оплачиваемое)
НБотстранение без сохранения ЗП
НЗприостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010выплаты по гражданско-правовым договорам
2012отпускные
2300больничное пособие
2530оплата в натуральной форме
2760материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Положение о табельном учете рабочего времени образец – СИЗ, нормы, инструкции

Положение о заполнении табеля учета рабочего времени

Режим труда в организации — это главный критерий ее функционирования. График труда должен быть не только детально прописанным и утвержденным, но и закреплен в ряде локальных документов.

При введении суммированного учета рабочего времени необходимо заблаговременно составить положение об установлении новых правил.

Для внедрения положения необходимо придерживаться установленных законодательных норм, регулирующих разработку и внедрение документа, особенно если потребуется изменять график рабочего времени (как при приеме на работу на ответственные должности может возникнуть необходимость проверки полиграфом).

Положение о суммированном учете рабочего времени образец 2018

Ст. 100 ТК РФ предлагает нанимателю два варианта подсчета отработанных часов. На предприятиях со сменными графиками, возможен исключительно суммарный учет рабочего времени. Подробно о правилах подсчета часов описано в статье 104 ТК РФ. Наниматель может вводить удобное для своей специфики суммирование.

К примеру, это может быть:

  • Помесячное сложение отработанных смен.
  • Поквартальное.
  • Годовое.

Выбор режима подсчета зависит от продолжительности смен и их количества за месяц. Чаще всего практикуется ведение подсчета ежеквартальным или годовым способом. Сменные графики вводятся не только в учреждениях с непрерывным производственным процессом. По сменам могут работать водители, сторожи различных учреждений, в том числе детских садов, медицинские работники и многие другие.

Скачать ТК РФ

Порядок введения суммированного учета

Для внедрения новой системы подсчета следует правильно применить алгоритм введения суммированного учета.

Он состоит из таких этапов:

  • Принятое решение о применении новой системы подсчета рабочего времени на производстве выражается письменно в приказе руководителя.
  • Затем подготавливается положение о правильном ведении суммированного учета.
  • Положение вводится отдельным приказом.
  • Составляются новые графики рабочего времени.
  • Вносятся поправки в коллективный договор и ПВТР.
  • Подготавливаются дополнительные соглашения к трудовым договорам каждого отдельного сотрудника.

На каждом этапе необходимо производить оповещение каждого работающего под роспись.

ПВТР — это официальный локальный документ, обязательность которого закреплена на законодательном уровне. Его содержание регламентировано, и должно содержать малейшие нюансы режима рабочего времени по разным профессиям.

Введение новой системы расчета рабочего времени меняет в корне структуру ПВТР. В этом случае следует изменение оформить в виде переиздания ЛНПА.

Дополнительные подробности, касающиеся правил внутреннего трудового распорядка для ИП (по образцу 2018 года), имеются в этой статье.

В ПВТР необходимо включить следующие сведения:

  • Указать все должности, которых касается новая система расчета, по категориям.
  • Отразить число смен за 24 часа.
  • Прописать график начала и конца смен.
  • Обозначить перерывы на обед и технические перерывы.

В ПВТР важно также указать интервальность работы и положенные перерывы между сменами.

Как издать приказ о введении суммированного учета?

Приказ на ввод новой системы в организации издается до момента составления положения о суммированном учете рабочего времени. В приказе необходимо указать:

  • Подробный режим работы.
  • Данные об устанавливаемых учетных периодах и их продолжительности.
  • Правила внесения часов в табельные документы.
  • Произведение расчетов с сотрудниками по зарплате, а также сверхурочной оплате и премированиях.

Приказ составляется по стандартным нормам, внедренным в организации.

Как уведомить работников об изменении условий трудового договора?

Для уведомления работников закон отводит минимальный срок в 2 месяца до начала функционирования суммированного учета рабочего времени. Наемных лиц следует уведомлять каждого под роспись на всех этапах введения новой системы.

К издаваемым приказам и положению прикладываются списки всех работников. После прочтения сотрудник обязан поставить личную подпись под документом. Выразить свое несогласие сотрудник может лишь при подписании изменения к его соглашению, а не при ознакомлении с положением.

Источник: http://rossiz.ru/polozhenie-o-tabelnom-uchete-rabochego-vremeni-obrazets/

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

Положение о заполнении табеля учета рабочего времени

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1.  ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.2.  на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;

1.4.3.  осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1.4.4.  контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

1.4.5.  готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2.  Определения

2.1.  Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия.

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

2.2.  Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.).

Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

2.3.  Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте.

Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной.

Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте.

В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены).

Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3.  Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:

3.2.1.  В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.2.  Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

Источник: https://kvartal-sobitii.ru/porjadok-zapolnenija-tabelja-ucheta-rabochego/

Положение об учете рабочего времени (образец заполнения)

Положение о заполнении табеля учета рабочего времени

Положение об учете рабочего времени (образец заполнения)

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮответственностью “Верона” Генеральный директор(ООО “Верона”) ООО “Верона” Воробьев С.Ф. Воробьев “14” сентября 2012 г.ПОЛОЖЕНИЕМоскваоб учете рабочего времени

1.1.

Положение об учете рабочего времени (далее – Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью “Верона” (далее – Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством (гл.

15, 16 ТК РФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

1.2. Настоящее Положение определяет порядок учета рабочего времени работников Общества.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества независимо от условий заключенного трудового договора.

1.4. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и действует до введения нового Положения об учете рабочего времени.

1.5 Внесение изменений в настоящее Положение производится приказом генерального директора.

2. ВИДЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

2.1. В Обществе применяются следующие виды учета рабочего времени:

– поденный;

– недельный;

– суммированный.

2.2. Поденный учет рабочего времени применяется в отношении работников, которым установлены режимы пятидневной или неполной рабочей недели с равной (одинаковой) продолжительностью ежедневной работы.

Учетный период при поденном учете рабочего времени составляет один рабочий день. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно. При этом работа по инициативе работодателя за пределами установленной конкретному работнику продолжительности рабочего дня подлежит учету и оплате как сверхурочная.

2.3. Недельный учет рабочего времени применяется в отношении работников, работающих в режиме гибкого рабочего времени по графику пятидневной или неполной рабочей недели с неравной (неодинаковой) продолжительностью ежедневной работы.

Учетный период при недельном учете составляет одну неделю. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно и нарастающим итогом суммарно за неделю.

Общая продолжительность еженедельной работы не должна превышать нормального числа рабочих часов за неделю для данной категории работников.

Работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной работнику еженедельной продолжительности рабочего времени, подлежит учету и оплате как сверхурочная.

2.4. Суммированный учет рабочего времени применяется в отношении работников, которым установлен режим рабочей недели с предоставлением выходных дней по скользящему графику (2/2 или двухсменная работа).

Суммированный учет рабочего времени устанавливается работнику:

при приеме на работу – путем внесения соответствующего условия в трудовой договор;

в процессе работы – путем внесения соответствующего условия в дополнительное соглашение к трудовому договору:

– в случае перевода работника на работу, по условиям выполнения которой не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность работы;

– в связи с изменением в порядке ст. 74 ТК РФ организационных или технологических условий труда, делающих невозможным дальнейшее соблюдение установленной для данной категории работников ежедневной или еженедельной продолжительности работы.

Учетный период при суммированном учете рабочего времени составляет квартал. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно и нарастающим итогом суммарно за квартал. Общая продолжительность фактической работы конкретного работника в целом за квартал не должна превышать нормального числа рабочих часов за указанный период для данной категории работников.

Нормальное число рабочих часов за квартал исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

– при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов;

– при продолжительности рабочей недели менее 40 часов – количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (п. 1 Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н).

При подсчете нормы рабочего времени для конкретного работника за учетный период часы, приходящиеся на периоды, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (временная нетрудоспособность, все виды отпусков, дополнительные выходные дни и т.п.), подлежат исключению.

Часы, отработанные работником по инициативе работодателя сверх нормы рабочего времени за учетный период, являются сверхурочными и подлежат оплате по правилам ст. 152 ТК РФ.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

3.1. В целях учета рабочего времени в каждом структурном подразделении Общества ведется (в электронном и бумажном видах) табель учета рабочего времени – разд. 1 унифицированной формы N Т-12 “Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда”, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее – табель).

3.2. Табельный учет рабочего времени работников структурных подразделений производится:

– руководителем конкретного структурного подразделения в соответствии с его должностной инструкцией;

– иным работником соответствующего структурного подразделения, ответственным за ведение табельного учета рабочего времени в данном подразделении.

Назначение ответственного лица производится приказом генерального директора Общества по представлению руководителя соответствующего структурного подразделения.

Возложение обязанностей по ведению табельного учета осуществляется в порядке, предусмотренном ст. ст. 60.2 и 151 ТК РФ для случаев совмещения должностей (профессий).

3.3. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении:

– ведет учет штатного состава работников подразделения;

– контролирует своевременность явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников подразделения в соответствии с графиками работы (сменности);

– регистрирует и передает на согласование руководителю подразделения заявления работников на предоставление отпусков, дополнительных выходных дней и т.п. и обеспечивает последующую передачу указанных заявлений в отдел кадров;

– уведомляет руководителя подразделения о неявках, опозданиях и преждевременных уходах работников по неизвестным причинам;

– контролирует своевременность предоставления работниками документов, подтверждающих уважительные причины их отсутствия на рабочем месте (листков временной нетрудоспособности, справок и т.д.), с последующей их регистрацией и передачей в отдел кадров;

– обеспечивает ознакомление работников с приказами генерального директора по личному составу и основной деятельности;

– на основании приказов о приеме, переводе, увольнении работников вносит соответствующие изменения в бланк табеля учета рабочего времени;

– в установленном порядке ведет табель учета рабочего времени соответствующего подразделения и обеспечивает его своевременную передачу в отдел кадров.

3.4. Ведение табеля производится в соответствии с настоящим Положением и Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

3.5. Сведения о работниках в табель вносятся в алфавитном порядке.

3.6. Внесение в табель сведений о принятых на работу или переведенных в данное структурное подразделение работниках производится на основании приказов о приеме работника(ов) на работу (унифицированные формы N Т-1 и Т-1а) и о переводе работника(ов) на другую работу (унифицированные формы N Т-5 и Т-5а).

При этом сведения о работниках – внутренних совместителях отражаются в табеле дважды: отдельной позицией – по основной работе, отдельной позицией – по совместительству.

3.7. В случае изменения фамилии, имени, отчества работника новые данные вносятся в табель на основании приказа о внесении изменений в учетные документы.

3.8. При переводе работника в другое структурное подразделение или увольнении в течение отчетного месяца сведения о данном работнике исключаются из табеля подразделения со следующего месяца. Отметки о явках и неявках на работу переведенного или уволенного работника вносятся в табель подразделения с первого по последний день работы в конкретном подразделении в течение отчетного месяца.

3.9. Для своевременного расчета заработной платы увольняющегося работника на него заполняется отдельный табель, в котором проставляются отметки о явках и неявках на работу данного работника с первого числа текущего месяца по последний рабочий день (включительно). Табель на увольняющегося работника передается в отдел кадров не позднее 10.00 последнего рабочего дня данного работника.

3.10. Учет рабочего времени работников подразделения осуществляется путем ежедневной регистрации в электронной форме табеля явки работников на работу, всех случаев опозданий, досрочного ухода с работы, неявок, а также часов простоя и сверхурочной работы.

3.11. Фактически отработанное работниками время, а также неявки отражаются в табеле с использованием условных обозначений – буквенных кодов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Для обозначения случаев отсутствия работника на работе, не предусмотренных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (перерыв для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ), время прохождения медицинского осмотра (ст. 185 ТК РФ) и др.), используются дополнительные коды, утвержденные приказом генерального директора.

3.12. Затраты рабочего времени учитываются в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. При поденном учете рабочего времени всех работников подразделения допускается применение метода регистрации только отклонений (выходных дней, неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

3.13. Коды, соответствующие конкретным видам отклонений, указываются в табеле на основании следующих документов, оформленных надлежащим образом:

– приказа (о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о привлечении к сверхурочным работам и т.п.);

– листка временной нетрудоспособности;

– справки (повестки) о выполнении государственных или общественных обязанностей;

– письменного предупреждения о простое;

– объяснительной записки работника или акта об отказе от предоставления объяснений и т.д.

В случае неявки работника на работу при отсутствии объясняющих причину неявки документов в табеле проставляется буквенный код “НН”.

3.14.

При необходимости отражения в табеле использования в один день нескольких видов времени (например, часов работы на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком) в графы 4 и 6 табеля вносятся дополнительные парные строки: верхняя – для отметки кода затрат рабочего времени, нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени по соответствующему коду на конкретную дату.

3.15. В табеле не указываются:

– продолжительность работы, выполняемой работником в течение установленной ему продолжительности рабочего дня (смены) в порядке ст. 60.2 ТК РФ;

– продолжительность работы, выполняемой работником с ненормированным рабочим днем за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени в порядке ст. 101 ТК РФ.

Учет времени, отработанного работником с ненормированным рабочим днем по распоряжению работодателя за пределами установленного ему рабочего времени, ведется в Журнале учета рабочего времени работников с ненормированным рабочим днем.

3.16. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении, два раза в месяц составляет табель на бумажном носителе: отдельно за первую половину календарного месяца в одном экземпляре и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц в одном экземпляре.

3.17. Табель на бумажном носителе передается лицом, ответственным за ведение табельного учета в подразделении, в отдел кадров:

– за первую половину месяца – не позднее 10.00 первого рабочего дня после 15 числа отчетного месяца;

– за весь календарный месяц – не позднее 10.00 первого рабочего дня после последнего дня отчетного месяца.

3.18. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении, несет ответственность за достоверность сведений, отраженных в табеле, и за своевременную сдачу табеля. Передача табеля производится под подпись в журнале регистрации движения документов.

3.19. Специалисты отдела кадров в течение одного рабочего дня проверяют соответствие сведений, отраженных в табеле, данным кадрового учета. Не позднее 10.00 второго рабочего дня после поступления табеля в отдел кадров его оригинал передается в бухгалтерию под подпись на копии документа (копия остается на хранении в отделе кадров).

3.20. Внесение исправлений и дополнений в табель на бумажном носителе не допускается. В случае необходимости внесения изменений в сданный табель (например, в случае выяснения причин отсутствия работника на работе) составляется индивидуальный корректировочный табель по конкретному работнику.

3.21. Оригиналы табелей в течение двух лет хранятся в бухгалтерии, после чего передаются для дальнейшего хранения в архив Общества.

Общий срок хранения оригиналов табелей – пять лет, в случае если в табеле отражены сведения о работниках с вредными или опасными условиями труда – 75 лет (ст. ст.

586, 615 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Источник: https://vse-documenty.ru/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BE%D0%B1_%D1%83%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%B5_%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B8_%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86_%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F

Инструкция по учету использования рабочего времени

Положение о заполнении табеля учета рабочего времени

1.

Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.2.

Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.3.

Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор).

В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.4.

В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней.

В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.

6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий.

Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.

) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1.

Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.2.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.3.

В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.4.

Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).8. Учет работы сверхурочно.В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.

В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;

— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день.

Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.

Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.

В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка).

Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.

Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» ( в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии.

На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К».

Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников12.1 Временный перевод внутри подразделенияВременный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.12.

2 Перевод между подразделениями.

Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;

— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1.

Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2.

В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1.

Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;— за своевременное представление информации об отработанном времени:» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;

» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2.

Руководители подразделений несут ответственность:— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;

— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

Источник: https://oformitely.ru/instrukciya_po_uchetu_ispolyzovaniya_rabochego_vremeni.html

Правовой дискурс
Добавить комментарий