Направляю для ознакомления

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Направляю для ознакомления

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо к документам

Направляю для ознакомления

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
  • Рубрика Оформление документов
  • 4.88
  • 0 комментариев
  • 16901 просмотр
  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо»

Речевые шаблоны

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования»«дляознакомления»«дляподписания»«длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.

Независимо от того, как будетоформлено приложение, практика деловогообращения требует полного перечисленияприложенных к письму документов, указанияколичества экземпляров и количествалистов в каждом из них.

Если этойинформации не будет, сопроводительноеписьмо потеряет всякий смысл.

Итак, когдао направляемых документах уже сообщаетсяв тексте письма,вновь перечислять их названия не стоит.Достаточно указать количество листови экземпляров. См. Пример 1.

Пример1

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано втексте письма)

Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример2

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано вотметке о его наличии)

Хотяв ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что приперечислении нескольких приложений вотметке об их наличии обобщающееслово перед двоеточием стоит в единственномчисле «Приложение:», в подобных случаяхвсе-таки рекомендуем писать его вомножественном числе «Приложения:», какмы показали в Примере 2.

Во-первых,это правильно с точки зрения правилрусского языка.

И во-вторых, разработчикиэтого ГОСТа сами потом «исправились»,когда стали давать разъясненияотносительно его применения в своихметодических рекомендациях. См. цитатыдвух этих документов ниже.

Но многиеупорно продолжают писать слово«Приложение:» в единственном числе,даже если за ним следует список изнескольких документов. Не делайте так,и мы объяснили почему.

Фрагментдокумента

ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации.Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов»

3.21….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров; при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Фрагментдокумента

Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлениюдокументов. Методические рекомендациипо внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров, при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Разночтениявстречаются и относительно того, какписать слово «приложение» в текстеписьма: смаленькой или большой буквы, со знаком«№» или без.

Дело в том, что указатьнаименование прилагаемого документав тексте сопроводительного письма можнопо-разному; сравните сами, глядя наПример 3: во втором случае уместно указатьв скобках, что документ являетсяприложением, а в последующих случаяхпоказываем, как по-разному это можносделать. Все варианты корректны, простов письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводствусвоей организации (или ином локальномнормативном акте, посвященном подобнымвопросам) выбрать и зафиксироватькакой-то один вариант, тогда единообразиебудет во всех документах и путаницы уисполнителей – меньше.

Пример3

Различныеспособы указания наименования приложенияв тексте письма

Длясброшюрованного приложения количестволистов можно не указывать (Пример 4).

Пример4

Описаниесброшюрованного приложения

Когдаприложений настолько много, что удобнееперечислить их на отдельном листе (онбудет называться «Опись приложений кписьму от… №…»), в письме будет достаточносослаться на такую опись (Пример 5).

Пример5

Еслиприложений так много, что их удобнееперечислить в отдельной описи

Еслиже вы прикладываете к своему письмудругое письмо, имеющее собственноеприложение, об этом нужно сообщитьадресату (Пример 6).

Пример6

Приложениек письму имеет собственное приложение

Наконец,если ваше письмо адресовано сразунескольким организациям, а приложение– только одной из них (другие получаютписьмо лишь для ознакомления), об этомтоже следует сказать (Пример 7).

Пример7

Приложениенаправляется только одному получателюписьма из нескольких

Отметкуо наличии приложений оформляют нижетекста письма и выше подписи. Обычноэти расстояния (отступы) делают одинаковымии равными примерно 2-3 межстрочныминтервалам (это хорошо показано наобразце оформления целого письма вПримере 9).

Пообщему правилу, если документ имеетприложения, то на нем оформляется отметкаоб их наличии ниже текста и выше подписи,а на прилагаемых документах (у каждогов верхней правой части первого листа)пишется, приложением к какому документуони являются (с обозначением номераприложения, если их несколько), как вПримере 8.

Пример8

Номерприложения и данные основного документана 1 листе приложения

Носопроводительное письмо несет учетнуюфункцию пересылаемых документов,выступая в роли некой описи вложений вконверт, реально же пересылаютсядокументы, поименованные в таком письмев качестве приложений.

Если бы письмоимело другую функцию (например, былоофертой, делая предложение подписатьдоговор и перечисляя условия предлагаемогосотрудничества), то «ключевым» по смыслудокументом было бы письмо, а прилагаемыедокументы лишь помогали бы ему выполнитьсвою функцию.

Но речь идет о сопроводительномписьме, и в этом случае не стоит «портить»пересылаемые документы информацией об«описи вложения в конверт» – т.е. такуюотметку на них оформлять не нужно!

Источник: https://StudFiles.net/preview/3349143/

Как правильно на ознакомление или для ознакомления

Направляю для ознакомления

Вы пишете, что постановка запятой между словом “однако” в начале предложения и следующим за ним союзом “если. то.

“, строго говоря, противоречит правилам, так как после изъятия придаточного предложения требуется перестройка главного предложения.

А не может ли здесь дело быть в том, что у Розенталя говорится про сочетание двух подчинительных союзов (или подчинительного союза и союзного слова), а слово “однако” в начале предложения — это не подчинительный, а присоединительный союз?

Для ознакомления или на ознакомление

Сегодня звонит бабушка с фразой : срочно узнай сколько стоит аппарт мобильный спасатель Полазила в интернете, информации мало, но о показаниях-противопоказаниях есть , а особенно отзывов нет вообще, нашла телефон фирмы распространителя.

Решила позвонить, ответила девушка совершенно не приветливая. На мой вопрос сколько стоит прибор она сказала оставьте телефон, мы вам перезвоним. Я оставила. звонят через часа 3 мужик. представился врачом Гардеевым типа его знает вся Россия.

и он у меня стал выпытывать кто будет оплачивать этот аппарат, я пыталась.

Ознакомление с кадровыми документами

Перечисленные способы ознакомления сотрудников с ЛНА имеют место, но, скорее всего, они будут носить дополнительный характер. Ведь если работник ознакомится с ЛНА, прочитав его на информационной доске, или вовсе проигнорирует его, то в случае необходимости представления доказательств ознакомления этого работника с ЛНА таковых не окажется.

Как правильно знакомить работников с документами

— Еще как предвзято. Поэтому все документы должны быть сделаны и-де-аль-но. – Юрист даже палец поднял. – И я вам настоятельно рекомендую к каждому документу, с которым знакомите работника, прикрепить листы ознакомления, прошить их вместе со всем документом, пронумеровать все страницы, и тогда вас никто ни в чем необоснованно обвинить не сможет.

Добро пожаловать на сайт

Юристы компании «ЮРАДКОМ» ведут постоянный мониторинг изменений российского законодательства и судебной практики по гражданским, административным и уголовным делам. Поэтому Вы всегда сможете получить полную и достоверную информацию по юридическим вопросам.

Специалисты юридической компании имеют большой опыт по примирению сторон в досудебном порядке с целью минимизации материальных и моральных затрат своих клиентов.

Как показывает практика, никто из клиентов не горит желанием начинать судебные тяжбы, которые могут растянуться до полугода и более.

Когда для восстановления нарушенных прав необходимо решение суда, юристы «ЮРАДКОМ» тщательно прорабатывают линию защиты, оперативно подготавливают все необходимые правовые документы и быстро реагируют на меняющиеся в процессе судебных заседаний обстоятельства по делам своих доверителей.

Рекомендуем прочесть:  Выплаты из пенсионного фонда на третьего ребенка

Правила проведения ознакомление работников с ЛНА

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работница обратилась с иском к организации об отмене дисциплинарных взысканий и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что работает в организации в должности торгового представителя с августа 2009 года.

В январе 2010 года она была привлечена к дисциплинарной ответственности в виде выговора за не предоставление в установленный срок документов первичной отчетности, а в феврале 2010 года – к дисциплинарной ответственности в виде выговора за не проведение работы с дебиторской задолженностью и невыполнение плана продаж.

Истица считает указанные дисциплинарные взыскания незаконными, поскольку работодатель не поручал ей получить от покупателей документы первичной отчетности, она не была ознакомлена со своими должностными обязанностями и с ней не был проведен инструктаж по работе с дебиторской задолженностью.

В частности, она не была ознакомлена с должностной инструкцией торгового представителя, а с регламентом управления дебиторской задолженностью была ознакомлена спустя месяц после привлечения к ­ответственности.

Помощь: Отметка об ознакомлении с документом

Необходимость оформления отметки об ознакомлении возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением.

Кроме того, с точки зрения организации исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.

), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

Источник: https://russianjurist.ru/nalogovoe-pravo/kak-pravilno-na-oznakomlenie-ili-dlya-oznakomleniya

Направляю для ознакомления

Направляю для ознакомления

А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от…

Когда для восстановления нарушенных прав необходимо решение суда, юристы «ЮРАДКОМ» тщательно прорабатывают линию защиты, оперативно подготавливают все необходимые правовые документы и быстро реагируют на меняющиеся в процессе судебных заседаний обстоятельства по делам своих доверителей.

Направляю вам для ознакомления

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Направляю приказ для ознакомления

Важно Для этого сопроводительное письмо к документам должно содержать их полный перечень с указанием количества экземпляров и листов в каждом из них. Название приложения указывается только в том случае, если оно не упоминалось в тексте письма. Если приложений несколько, они перечисляются после слова «Приложения:».

Если сопроводительное письмо к документам содержит большой перечень приложений, они оформляются на отдельном листе в качестве описи приложений, на которую идет ссылка с письма.

Когда есть необходимость написать сопроводительное письмо к документам для нескольких адресатов, а приложение отправляется только одному из них, об этом тоже следует упомянуть в письме.

Существует еще несколько правил, как написать сопроводительное письмо к документам.

Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см.

Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Направляю для ознакомления или на ознакомление

Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

Направляю для ознакомления и согласования

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Направляю для ознакомления и руководства в работе

  • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
  • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  • Затем следуют отметки о приложениях;
  • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность Название фирмы ФИО Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения).

Направляю для ознакомления и принятия в работу

Если письмо имеет приложения, на нем должна быть соответствующая отметка, а на каждом приложении сверху справа указывается, к какому сопроводительному письму оно относится. Подписывается письмо должностным лицом, которое имеет на это право. Но чтобы его потом не беспокоили по поводу уточнений, следует также указать имя и контакты исполнителя.

Также не рекомендуется указывать точный срок выполнения требований письма, если ваша организация не является вышестоящей контролирующей инстанцией.
В практике делового общения на рассмотрение таких документов обычно дается месяц. Если вы ходите получить ответ раньше, лучше оформить его в форме просьбы.

Чтобы в дальнейшем сэкономить время, когда снова возникнет необходимость написать сопроводительное письмо к документам, рекомендуется разработать бланк такого письма и заполнять его по мере необходимости.

Направляю для ознакомления положения об отделах которыми

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Направляю для ознакомления презентации новый продукции

Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо.

Источник: http://metkons.ru/napravlyayu-dlya-oznakomleniya

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е.

30 календарных дней.

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя.

Отсылая массу корреспонденции в течение дня, мы часто задаемся вопросом, как составить сопроводительное письмо к документам?

Сопроводительное письмо к документам – это деловое письмо, в котором описывается пакет документов, направляемых адресату. Исходя из этого, сопроводительное письмо к документам подтверждает факт отправки документации, дает ее перечень и инструкцию по обращению с ней, позволяет определить срок исполнения.

Составить сопроводительное письмо к документам необходимо на фирменном бланке, проставив исходящий регистрационный номер отправителя.

Направляю для ознакомления презентацию

Пример 5).Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

Направляю для ознакомления и учета в работе

Прочие реквизиты

Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• отметка об исполнителе.

Факультативными реквизитами в данном случае являются:

• ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос;

• визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

Отслеживаем маршрут сопроводительного письма

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

1.

Образец сопроводительного письма к документам

Направляю для ознакомления

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Правовой дискурс
Добавить комментарий