Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета.

В данных пакет входят:

— Резюме, анкеты, тесты претендентов; — Результаты мониторинга рынка по заработным платам; — Списки вакансий и функциональные обязанности; — Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников; — Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала; — Прочие Положения, действующие на предприятии.

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций.

Для этого создается ряд документов:

— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании). — Управленческий кодекс предприятия. — Положение о структурных подразделениях. — Положение об оплате труда. — Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.

  • Нормативные акты
  • Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация
  • Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет
  • Определяем лиц, ответственных за документы
  • Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля
  • Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники
  • А. Проверяем, как оформлен директор.
  • Ведение кадрового делопроизводства

Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С.
Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет

Посмотрите этот список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.

Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

Определяем лиц, ответственных за документы

При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек.

Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления.

Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.

Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля

А. Проверяем штатное расписание.

Если у Вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его.
Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.

2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму N Т-3 По вопросу использования форм Госкомстата и утверждения работодателем «своих» форм таких документов почитайте здесь.

На сегодняшний день работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Госкомстатом, при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст.

Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит.

Важно Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:

Приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика» есть разные образцы таких приказов и другие документы, оформляемые при назначении работников ответственными за что-либо и поручении различной работы, а также консультации по теме.

До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов.

Основы кадрового делопроизводства в 2018 году Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений.

HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только.

Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.
Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика».

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора.

Внимание

Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т.

Источник: http://pravogarant23.ru/instruktsiya-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-2018-byudzhetnaya-organizatsiya/

Кадровое дело в бюджетной организации

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении Делопроизводством называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке.

К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и другие. Кадровое делопроизводство на предприятии Обычно это бухгалтер или секретарь. Пошаговые рекомендации по оформлению Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто! Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть.

Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта Летний легкий курс основ кадрового делопроизводства для новичков — 2018 КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Дополнение к ¦ 9, 10¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦карточке по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учету кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 3 ¦ 06 — 14 ¦25.01.2006¦Заявление о ¦ 11 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦приеме на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 4 ¦ 06 — 15 ¦23.06.

2002¦Копия диплома¦12, 13¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦об ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦образовании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 5 ¦ 06 — 17 ¦15.07.

2002¦Копия ¦ 14 ¦ ¦ ¦ ¦Свидетельство ¦ ¦ ¦ ¦свидетельства¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 798-712-456-32¦ ¦ ¦ ¦обязательного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пенсионного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦страхования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 6 ¦ 06 — 01 ¦25.01.2006¦Трудовой ¦ 15 — ¦ ¦ ¦ ¦Трудовой договор¦ ¦ ¦ ¦договор ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦от 25.01.

2006 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 2 ¦ + + + + + + + + + 7 ¦ 06 — 02 ¦25.01.2006¦Приказ о ¦ 21 ¦ ¦ ¦ ¦Приказ от ¦ ¦ ¦ ¦приеме на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦25.01.2006 N 4 ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + …¦ … ¦ … ¦ … ¦ …

На практике он выглядит как папка с документами, формирующимися и подшивающимися в течение времени работы конкретного лица в организации.

Обычно в личное дело включаются следующие документы:- внутренняя опись документов дела; — личная карточка работника (форма N Т-2); — дополнение к личной карточке работника; — автобиография; — копии документов об образовании; — характеристики и рекомендательные письма; — личные заявления работника; — трудовой договор; — копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; — аттестационные листы; — отзывы должностных лиц о работнике; — справки о состоянии здоровья; — фотографии; — другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным; — лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив). Личное дело заводится непосредственно после издания приказа о приеме работника на работу.

Ведение кадрового делопроизводства в бюджетном учреждении

Помимо этого отдел кадров занимается и другой деятельностью: ведением трудовых книжек, штатного расписания, оформлением отпусков, командировок, больничных листов, поощрений, взысканий, воинским, табельным и прочими видами учета.

Кроме того, в функции сотрудников этого отдела входит составление отчетной документации для: — руководства; она может быть подана в произвольной форме и включать в себя списки сотрудников, а также информацию о приеме на работу, увольнениях и так далее; — статистических органов — принятые/уволенные, среднесписочная численность работников; — Пенсионного фонда; включает целый ряд документов, в том числе и индивидуальные сведения о заработке и трудовом стаже каждого работника предприятия; — фонда обязательного медицинского страхования — оформление страховых полисов; — бухгалтерии — приказы о приеме, увольнении, об отпусках, кадровых перемещениях, больничные листы.

Личные дела работников бюджетных организаций

Внимание

Для этого необходимо: — уточнить нумерацию листов дела; — уточнить или составить внутреннюю опись; — составить лист-заверитель; — подшить дело; — внести уточнение в реквизиты лицевой обложки дела. При передаче в архив индивидуальные личные дела объединяются в одну обложку (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений).

Объем дела (тома) не должен превышать 250 листов.

Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Кадровое делопроизводство в бюджетной организации

Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения.

  • Постановление об унифицированных формах первичной документации, связанное с учётом и оплатой труда»;
  • Организационно-распорядительная документация

В обязательном порядке в организации должны быть следующие документы:

  • Штатное расписание (15, 57 ТК РФ);
  • Договоры, трудовые книжки;
  • График отпусков;
  • Положение о защите персональных данных сотрудника (ст.86-88 ТК РФ);
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст.189, 190 ТК РФ);
  • Должностные инструкции;
  • Книга по учёту бланков;
  • Личные карточки сотрудников;
  • Расчётный лист;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о противопожарной безопасности и охране труда

Остальные документы носят факультативный характер, и приступать к их разработке следует в тогда, когда решён вопрос с обязательной документацией.
В бюджетных учреждениях порядок хранения документов, содержащих персональные данные работников, может различаться.

Например, локальными нормативными актами может быть установлено, что приказы о приеме, переводе, увольнении работников хранятся отдельно от других документов и формируются в дела в течение года по мере их создания.

В этом случае в папки с персональными данными будут помещаться копии таких документов.

Если же штат невелик, возможно хранение оригиналов указанных приказов непосредственно в папках с персональными данными. Другие документы (заявления о приеме на работу, аттестационные листы, объяснительные работников и т.д.) хранятся непосредственно в этих папках. Передача личных дел работников в архив В отделе кадров хранятся дела работающих сотрудников.

После увольнения работника его личное дело подготавливается кадровой службой для передачи в архив.

Кадровое дело в бюджетной организации вебинар

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.


Затем издаётся приказ о предоставлении отпуска. График отпусков в бюджетном учреждении является обязательным документом для работника и работодателя.

Если сотруднику он гарантирует право на ежегодный отдых, то руководителю позволяет:

  • организовать максимально эффективную работу;
  • заблаговременно оформить и оплатить отпуск;
  • при надобности найти замену уходящему в отпуск работнику

Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» бюджетное учреждение должно обеспечивать сохранность всех документов, в том числе документов по личному составу сотрудников.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем, как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную.

В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения.

Источник: http://lcbg.ru/kadrovoe-delo-v-byudzhetnoj-organizatsii/

Кадровое делопроизводство – пошаговая инструкция 2019

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Ведение кадрового делопроизводства с нуля

Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:

  • Если организация только что учреждена.
  • Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.

Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.

Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.

Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.

Пошаговые инструкции

Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.

Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.

Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий – 150 до 200 работников на одного специалиста.

В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.

Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.

Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.

Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию.

В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг.

Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, – зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.

Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.

Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).

► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

  • Устав.
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
  • Положение об охране труда.
  • Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
  • Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.

Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.

► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму

Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях.

Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса.

Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»

  1. Точные полные данные сотрудника и работодателя.
  2. Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
  3. ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
  4. Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
  5. Дата и место заключения контракта.

► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала

договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:

  • Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
  • Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
  • Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
  • Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.

Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.

  1. Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
  2. Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.

Найм на работу:

  • Все локальные нормативные акты.
  • Трудовой договор, должностная инструкция.
  • Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
  • Личная карточка Т-2.

Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).

► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу

Изменения в трудовом контракте:

Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.

► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями

Перевод:

  • Распоряжение о переводе.
  • Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.

► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде

Отпуск:

  • График отпусков.
  • Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.

► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Увольнение:

Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.

Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098159-19-m1-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-2019-godu

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  • внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  • входящие (присланные из внешних структур);
  • исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  • проверка факта правильной доставки до адресата;
  • проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  • вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  • проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  • уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  • отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  • можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  • осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  • руководителя учреждения;
  • заместителя руководителя;
  • начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

  • производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  • наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

  • разрабатываются проекты, оформляются;
  • визируются заинтересованными сотрудниками;
  • проверяются на предмет правильности оформления;
  • регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  • передаются на отправку;
  • контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  • подготовки проекта;
  • согласования с заинтересованными сотрудниками;
  • направления на проверку правильности формирования;
  • передачи руководителю для подписания;
  • регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
  • контроль исполнения;
  • формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

  • формирование текста;
  • регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
  • хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  • контроль исполнения;
  • направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

ГОСТы по делопроизводству

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-v-byudzhetnoy-organizatsii

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №44

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 бюджетная организация

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034),
приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации17 августа 2015 года,регистрационный N 51922

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

УТВЕРЖДЕНАприказом Федеральногоархивного агентства

от 11 апреля 2018 года N 44

I. Общие положения

1.1.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее – организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства).________________

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.________________

Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.

6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее – СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7.

Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

Источник: http://docs.cntd.ru/document/542623605

Правовой дискурс
Добавить комментарий